Informationspflichten nach DSGVO

Allgemein

1. Inhalte der Informationspflichten

1.1 Informationspflichten bei Direkterhebung

Werden personenbezogene Daten durch die Gemeindeverwaltung Henstedt-Ulzburg direkt beim Betroffenen erhoben, müssen nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO folgende Informationen mitgeteilt werden:

  • Identität des Verantwortlichen
    Es ist über den Namen und die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle zu informieren.
    Generell verantwortlich ist die Bürgermeisterin als „Leiterin der Daten verarbeitenden Stelle Gemeindeverwaltung Henstedt-Ulzburg“.

  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
    Neu ist auch die Verpflichtung zur Mitteilung der Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten:
    Kreis Segeberg
    - Gemeinsame Datenschutzbeauftragte –
    Olaf Kuhlbrodt
    Rosenstraße 28
    23795 Bad Segeberg

    Tel. (04551 951-9281) 
    E-Mail: olaf.kuhlbrodt@segeberg.de

  • Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
    Auch über die Zwecke der Datenverarbeitung sowie über die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist zu informieren. Betroffene sind darüber aufzuklären, auf welchen Erlaubnistatbestand (s. Artikel 6 DSGVO, z.B. Einwilligung oder Erfüllung eines Vertrages, gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten) der Verantwortliche die Datenverarbeitung stützen möchte.

  • Berechtigtes Interesse
    Sollte die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erforderlich sein, beziehen sich die Informationspflichten auch auf eine Aufklärung über diese Interessen.

  • Empfänger
    In allen Fällen, in denen personenbezogene Daten an andere Stellen übermittelt oder auch für weitere Zwecke innerhalb der Gemeindeverwaltung (z.B. Gemeindekasse) weitergegeben werden sollen, sind die Betroffenen grundsätzlich über die konkreten Empfänger zu informieren.

  • Übermittlung in Drittstaaten
    Sollte der Verantwortliche eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten beabsichtigen, ist darüber ebenfalls zu informieren. Um diese Pflicht zu erfüllen, ist mitzuteilen, auf welcher besonderen Bedingung nach Art. 44 ff. DSGVO die Übermittlung beruht und welche Maßnahmen ergriffen wurden, um beim Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau herzustellen. Werden z.B. EU-Standardvertragsklauseln verwendet, ist den Betroffenen eine Einsichtnahme in das entsprechende Dokument zu ermöglichen.
    Nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO muss der Verantwortliche dem Betroffenen darüber hinaus weitere Informationen mitteilen, die insbesondere notwendig sind, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten.

  • Dauer der Speicherung
    Es ist konkret anzugeben, für wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden (z.B. bei Widerruf einer Einwilligung, Aufbewahrungsfristen, Wegfall der Erforderlichkeit zur Aufgabenerfüllung). Nur ausnahmsweise, wenn die Angabe einer konkreten Zeitspanne dem Verantwortlichen nicht möglich ist, reichen Kriterien für die Festlegung der endgültigen Dauer der Speicherung aus.

  • Rechte der Betroffenen
    Die Betroffenen sind über ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit hinzuweisen, die sich aus den Artikeln 15 bis 21 DSGVO ergeben.

  • Widerrufbarkeit von Einwilligungen
    Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung des Betroffenen beruht, ist auch darauf gesondert hinzuweisen. Die entsprechende Informationspflicht ist nur erfüllt, wenn gleichzeitig darüber aufgeklärt wird, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann und die Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig bleibt.

  • Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
    Der Betroffene ist darüber aufzuklären, dass er sich gemäß Artikel 77 DSGVO bei unserer Aufsichtsbehörde beschweren kann, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Für die Gemeindeverwaltung Henstedt-Ulzburg als öffentliche Stelle in Schleswig-Holstein ist dies das
    Unabhängige(s) Landeszentrum für Datenschutz in Schleswig-Holstein
    Holstenstraße 98
    24103 Kiel
    Tel.: (04 31) 9 88 – 12 00
    E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
    Die Aufsichtsbehörde im Bereich Grund- und Gewerbesteuer (Realsteuern) ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Husarenstraße 30, 53117 Bonn, E-Mail arbeitsgruppe12a@bfdi.bund.de, Telefon 0228 997799-0 (Zentrale).

  • Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
    Die verantwortliche Stelle muss Betroffene darüber informieren, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, für einen Vertragsschluss erforderlich ist oder eine sonstige Verpflichtung besteht und welche Folgen eine Nichtbereitstellung für betroffene hätte.

  • Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
    Sobald Verfahren der automatisierten Entscheidung nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen nach Art. 4 Nr. 4 DSGVO durchgeführt werden, müssen Betroffene über die besondere Tragweite und die angestrebten Auswirkungen solcher Verfahren informiert werden. Diese Informationspflicht erstreckt sich auf Angaben zu der dazu verwendeten Logik oder des Algorithmus.

1.2 Informationspflichten bei Dritterhebung

Werden personenbezogene Daten nicht beim Betroffenen erhoben, bestehen nach Art. 14 DSGVO für den Verantwortlichen nahezu dieselben Informationspflichten, wie bei der Erhebung direkt beim Betroffenen (s. Nr. 1.1).

Da Betroffene in diesem Falle nicht ihre Daten selbst zur Verfügung stellen, sind sie über diese bzw. die Kategorien der Daten (z.B. Adressdaten, Bankverbindungen) zu informieren. Verständlicherweise müssen hier Betroffene nicht über eine etwaige Verpflichtung zur Bereitstellung informiert werden, da sie selbst nicht über die Bereitstellung entscheiden können.

Nach Art. 14 Abs. 2 lit. f) DSGVO muss der Verantwortliche den Betroffenen jedoch darüber aufklären, aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ob es sich dabei um eine öffentlich zugängliche Quelle handelt.

2. Form der Information

Nach Art. 12 DSGVO sind die oben dargestellten Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form zu erteilen. Dabei können sie schriftlich oder in elektronischer Form an den Betroffenen übermittelt werden. Die leicht zugängliche Form bedeutet auch, dass die Informationen in der konkreten Situation verfügbar sein müssen. Sollen die Daten also von einer anwesenden Person erhoben werden, darf die Person in der Regel nicht auf Informationen im Internet verwiesen werden. Dies gilt gleichermaßen für eine schriftliche Korrespondenz auf dem Papierweg.

Es wird explizit erwähnt, dass dafür auch sog. standardisierte Bildsymbole verwendet werden können, um einen aussagekräftigen Überblick über die beabsichtigte Verarbeitung zu vermitteln.

Im Hinblick auf das Transparenzgebot ist stets ein Nachweis einer ordnungsgemäßen Erledigung der Informationspflichten zu erbringen (Artikel 5 Abs. 1 lit. a und Abs. 2 DSGVO).

3. Zeitpunkt der Information

Bei der Direkterhebung muss der Betroffene nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung informiert werden.

Werden die Daten nicht beim Betroffenen erhoben, muss der Verantwortliche die Informationen nach Art. 14 Abs. 3 DSGVO grundsätzlich innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch nach einem Monat erteilen. Werden die Daten allerdings zur Kommunikation mit dem Betroffenen verwendet oder sollen an einen Empfänger übermittelt werden, ist die Information zwingend zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme oder ersten Übermittlung vorzunehmen.

4. Einschränkung der Informationspflichten

Bei der Direkterhebung kann nach Art. 13 Abs. 4 DSGVO auf die Information des Betroffenen nur dann verzichtet werden, wenn dieser bereits informiert wurde.

Soweit die Daten nicht beim Betroffenen erhoben werden, sind die Informationspflichten gemäß Art. 14 Abs. 5 DSGVO in drei weiteren Fällen entbehrlich:

  • Die Information ist unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig.
  • Die Erhebung oder Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben.
  • Es besteht ein Berufsgeheimnis oder eine sonstige satzungsmäßige Geheimhaltungspflicht.

5. Folgen von Verstößen gegen Informationspflichten

Bußgelder nach Art. 83 DSGVO werden nach derzeitigem Stand gegen Behörden zwar nicht festgelegt, möglich sind aber Schadensersatzforderungen Betroffener wegen Verstößen gegen die DSGVO, Verletzung von Grundrechten* und daraus resultierenden Schäden (auch immateriellen Schäden).

* Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein Grundrecht. Gemäß Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union sowie Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) hat jede Person das Recht auf Schutz der sie betreffenden personenbezogenen Daten.

Artikel 12 bis 14 der DSGVO in der Steuer- und Abgabenverwaltung

Vorwort

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Steuer- und Abgabenverwaltung der Gemeinde Henstedt-Ulzburg (Verwaltung) früher oder später in Kontakt, weil sie Erklärungen abgeben und Steuern bzw. Abgaben zahlen müssen oder Erstattungen beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen und abgaberechtlichen Zwecken, soweit die Gemeindeordnung für Schleswig-Holstein und das Grundsteuergesetz, das Gewerbesteuergesetz, das Kommunalabgabengesetz Schleswig-Holstein und die darauf jeweils basierenden Steuer- und Abgabensatzungen der Gemeinde Henstedt-Ulzburg unmittelbar oder mittelbar anzuwenden sind.

Im Besteuerungs- und Abgabenverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn die Gemeinde Henstedt-Ulzburg personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen kann.

Im Folgenden informiere ich Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei wem erhoben werden und was die Verwaltung mit diesen Daten macht. Außerdem informiere ich Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Identität des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Steuer- und Abgabenerhebung der Gemeinde Henstedt-Ulzburg ist die Bürgermeisterin der Gemeinde Henstedt-Ulzburg.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Kreis Segeberg
- Gemeinsame Datenschutzbeauftragte –
Olaf Kuhlbrodt
Rosenstraße 28
23795 Bad Segeberg

Tel. (04551 951-9281) 
E-Mail: olaf.kuhlbrodt@segeberg.de

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Damit die Gemeindeverwaltung Henstedt-Ulzburg ihre Aufgabe erfüllen kann, Steuern und Abgaben nach den Vorschriften der Gemeindeordnung für Schleswig-Holstein, verschiedener Steuergesetze (wie z.B. des Grundsteuergesetzes und des Gewerbesteuergesetzes) und des Kommunalabgabengesetzes des Landes Schleswig-Holstein in Verbindung mit der je nach Steuer- und Abgabenart zugrundeliegenden gemeinlichen Satzung gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, werden personenbezogene Daten benötigt. Die personenbezogenen Daten werden in steuerlichen bzw. abgabenrechtlichen Verfahren verarbeitet, für die sie erhoben wurden. Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen die zur Durchführung eines steuerlichen- oder abgaberechtlichen Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere steuerliche bzw. abgabenrechtliche oder außersteuerliche bzw. außerabgabenrechtliche Zwecke verarbeitet werden. Die Gemeinde Henstedt-Ulzburg verwaltet insbesondere folgende Steuern und Abgaben:

  • Grundsteuern A
  • Grundsteuern B
  • Gewerbesteuern
  • Hundesteuern
  • Vergnügungssteuern
  • Niederschlagwassergebühren
  • Benutzungsgebühren einer jeden öffentlichen Einrichtung der Gemeinde Henstedt-Ulzburg

Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind zunächst jeweils den einzelnen Steuer- und Abgabensatzungen zu entnehmen. Sie finden die Steuer- und Abgabensatzungen auf unter der Rubrik Rathaus/Satzungen&Richtlinien. Darüber hinaus sind – insbesondere für die Besteuerungsverfahren der Grundsteuern A und B sowie der Gewerbesteuern – in der überwiegenden Zahl der Fälle die Regelungen der Abgabenordnung anzuwenden.

Hinweis: Die Abfallentsorgungsentgelte erhebt die Gemeinde Henstedt-Ulzburg bis zum 31.12.2019 namens und im Auftrage des Wege-Zweckverbandes der Gemeinden des Kreises Segeberg kraft eines öffentlich-rechtlichen Vertrages. Die Informationspflichten zur Datenschutzgrundverordnung entnehmen Sie der Internetseite des wzv.de in den Rubriken Datenschutz und Downloads/Abfallwirtschaftssatzung.

Art der personenbezogenen Daten

Zur Steuer- bzw. Abgabenerhebung werden grundsätzlich die persönlichen Identifikations- und Kontaktangaben der steuer- bzw. abgabenpflichtigen Personen sowie die für die Festsetzung und Erhebung der Steuern und Abgaben relevanten Informationen verarbeitet. Die personenbezogenen Daten werden in erster Linie bei Ihnen selbst erhoben, z.B. durch Ihre Steuer- bzw. Abgabenerklärungen, Mitteilungen und Anträge.

Außerdem erhält die Verwaltung steuer- und abgabenrelevante Informationen von anderen Finanzbehörden, um diese weiterzuverarbeiten, z.B. die Bekanntgabe der Steuermessbeträge für die Grund- und Gewerbebesteuerung. Weiterhin erhält die Verwaltung steuer- und abgabenrelevante Informationen im Wege des zwischenstaatlichen Informationsaustausches, z.B. im Wege der Amts- und Rechtshilfe.

Darüber hinaus erhebt die Verwaltung Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese zur gesetzlichen Mitteilung an mich verpflichtet sind (z.B. Auskunftsersuchen Bundeszentralamt für Steuern). Kann die Verwaltung einen steuer- oder abgabenrelevanten Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, darf ich Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben. Im Vollstreckungsverfahren kann die Verwaltung Daten bei Drittschuldnern (z.B. Arbeitgeber, Kreditinstitut) erheben. Zudem kann die Verwaltung öffentlich zugängliche Informationen (z.B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

Art der Datenverarbeitung

Im weitgehend automationsgestützten Besteuerungs- und Abgabenverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Steuer zugrunde gelegt. Die Verwaltung setzt dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Die Sicherheitsstandards der Verwaltung entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

Rechtsverbindliche Entscheidungen treffe ich nur dann auf Grundlage einer „vollautomatischen“ Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist.

Weitergabe an Dritte

Alle personenbezogenen Daten, die mir in einem steuerlichen oder abgabenrechtlichen Verfahren bekannt geworden sind, darf ich nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Verwaltungsgerichte, Vollstreckungs- oder andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten muss die Verwaltung solange speichern, wie sie für das Besteuerungs- oder Abgabenverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind überwiegend die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 der Abgabenordnung sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung). Die Verwaltung darf Sie betreffende personenbezogene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der Abgabenordnung).

Rechte

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von der Verwaltung verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um mir das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Steuer-bzw. Abgabenart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden.

Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen

Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von mir zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung bzw. Abgabenfestsetzung) besteht.

Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings kann die Verwaltung dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift die Verwaltung zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungs- oder Abgabenverfahrens).

Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass ich Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen bin, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

Für die Gemeindeverwaltung Henstedt-Ulzburg als öffentliche Stelle in Schleswig-Holstein ist dies das

Unabhängige(s) Landeszentrum für Datenschutz in Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel

Tel.: (04 31) 9 88 – 12 00
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Die Aufsichtsbehörde im Bereich Grund- und Gewerbesteuer (Realsteuern) ist die

Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30
53117 Bonn

E-Mail arbeitsgruppe12a@bfdi.bund.de
Telefon 0228 997799-0 (Zentrale).

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen kann oder darf die Verwaltung Ihrem Anliegen nicht entsprechen (§§ 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilt die Verwaltung Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Die Verwaltung wird Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten die Verwaltung länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.